自動車業界の変革期を生き残るために。資料作成に費やしていた時間を経営層や各部門との議論に振り分け、より高い精度の経営判断に貢献

静岡県内で多数の店舗を展開し、自動車の販売以外にも事業を手掛けるトヨタユナイテッド静岡

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ー 貴社事業の概要についてお聞かせください。

大滝様：弊社はトヨタ車の販売力と競争力の強化を目的に、静岡鉄道グループ傘下のトヨタ販売店3社が2021年に統合した会社です。3社の合併という背景から、静岡県内に2025年1月現在で約60もの店舗を展開しており、トヨタ車の新車や中古車の販売をはじめ、自動車保険等の販売やKDDI/auの代理店業務など、自動車の販売以外の事業も手掛けています。

私たち経営管理部は、主に会社の業績全体を管理し、短・中期の事業計画を定めることがミッションです。会社や市場の動きを日々分析、共有し、将来の方向性やかじ取りなどを各部門とディスカッションしながら考え、そしてその結果を経営層へ提案しています。

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三輪様：私はもともと店舗で新車の車両販売スタッフとして十数年間ほど働いてきました。その頃の経験を活かし、経営管理部に異動してからは店舗やスタッフあたりの生産性、特に車両販売台数の分析指標を管理しています。店舗では、売上高より台数や件数を重視しており、新車や中古車の販売であれば販売台数、保険販売やKDDI/auの代理店業務であれば契約件数を追っています。

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小林様：店舗では台数や件数が重視される一方、経営層が重視するのは会社全体・店舗別の損益や予実といった数字です。そこで経営管理部では以下の3つの資料を毎月取りまとめ、経営層含む全社へ展開しています。

・単月と年度累計が分かる全社の損益計算書

・単月と年度累計が分かる店舗別の損益計算書

・店舗別に予算や前年実績と対比した実績資料

これまでは、弊社の販売店基幹業務システム（以下、基幹システム）から最新の数字をcsv形式でダウンロードし、経営層が求める形に集計、整理して資料にまとめていました。こうした資料は経営層が店舗の業績管理や店舗の最適化を検討する一つの材料として役立てています。

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基幹システムとExcelによる業務負担や、店舗の生産可視化に課題を感じていた

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ー Loglass 経営管理を導入する以前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

大滝様：データの分析や経営層向けの資料を作成する際、基幹システムからのデータ抽出に手間と時間がかかっており、業務の負担になっていました。そもそも店舗のスタッフや経理担当者が扱えるように開発された業務システムのため、経営管理目線の操作には難があったのです。たとえば、半年ごとでしか数字をひとつの画面に表示することができなかったり、科目も一つひとつページを切り替えないと閲覧できなかったり、データの抽出には複雑な設定が必要であったりと、システム操作にとにかく時間がかかっていました。

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小林様：データ分析や資料作成ではいくつもマクロを組んだファイルを使用しており、そもそも扱っているデータ量も多いことからExcelのファイルがとにかく重くなっていました。Excel上で再計算をするだけでも10分以上はかかってしまうこともあり、業務に支障をきたしていました。

さらにExcelでマクロを多用することは業務の属人化に陥りやすく、業務の引き継ぎが困難になります。実際に私が現在のデータ分析や資料作成の業務を引き継いだ際は、Excelファイルの仕組みや前任者が組んだ数式やマクロの意図を読み解くことから始まりました。

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大滝様：基幹システムの課題は、経営層とのディスカッションにも影響していました。店舗の最適化や生産性向上のための施策といった重要な議題を話す会議の場で、私たちが事前作成した資料以外でクイックに確認したい数字があっても、作業に時間がかかるため会議の場では間に合いません。会議の場でタイムリーに見たい数字が見られることは、ディスカッションの質を向上させ、よりスピーディな経営判断に繋がります。

また、基幹システムとExcelでは店舗の生産性を分析する方法、たとえば車両販売スタッフの適切な配置や必要な設備、借地料や光熱費などの細かい部分までは可視化できず、分析しにくい状況が続いていました。

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ー 貴社における経営管理では、どのような理想像を掲げていたのでしょうか。

大滝様：経営管理部においてデータ分析や資料作成における作業時間を削減し、会社全体や店舗における生産性向上に向けた分析を行い、これまでの作業時間を改善提案に充てる状態を目指しました。

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多店舗を抱えるビジネスモデルにおける経営管理を理解した提案を評価し、導入を決定

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ー 既存の基幹システムに代わるツールの選定は、どのように進行しましたか。

三輪様：「経営管理システム」といったキーワードで検索をかけ、さまざまなツールのWebサイトを閲覧していたところ目に留まったのが、京都トヨペット株式会社さんのロゴが掲載されたLoglass 経営管理のサービスサイトでした。会社として面識こそありませんでしたが、弊社と同じトヨタ販売店での導入実績があったことから、基幹システムからのデータ抽出やLoglass 経営管理上のデータ統合について、ログラス社内に知見があるのではと判断しました。私たちと近しいケースを過去に取り組んだことがあれば、私たちの独特な基幹システムの仕様をわざわざ説明する必要がありません。

加えて、複数のツールで資料請求後に担当者の方と打ち合わせを実施したのですが、私たちが抱える課題感と目指したい環境に合致した、的確なお話しをいただけたのがログラス社でした。店舗を多数抱えるビジネスモデルならではの事情や課題を汲んでのご提案だったと記憶しています。

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大滝様：今回の取り組みは経営層からのトップダウンではなく、現場である経営管理部からのボトムアップで進めました。Loglass 経営管理の決裁を得るため、決裁権者である取締役に基幹システムとExcelに依存している状態の課題、そこから脱却することで得られる成果、具体的には浮いたリソースを生産性向上に向けた分析や議論に投じることができると強調して説明しました。その結果、無事にLoglass 経営管理の導入について社内の承認を得ることができています。

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ー Loglass 経営管理の導入はどのように進行しましたか。

小林様：Loglass 経営管理の導入がスタートしたのは2024年7月のことで、予実データの実装は1〜2ヶ月で完了しています。ログラス社の担当の方も驚いていましたが、振り返るとかなりスムーズに導入できたと思います。もともとの基幹システムからデータを出力する設定自体は済んでいましたので、あとはまとまった時間を確保し、集中してデータを流し込むだけでした。

その後、私たちの部署が作成している時期別・店舗別の損益計算書や、予算や前年実績と対比した実績資料をLoglass 経営管理上でも再現できるか検証し、無事に以前と同じ数字を出力できていることを確認しました。

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和田様：ログラス社の担当の方に何か問題が起きてしまう前に先回りしてアドバイスをいただいたおかげで、つまずくことなくスムーズに導入を進められました。定例会のたびに私たちは次に何をすればよいのか指示していただいたことも高評価です。

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作業時間を短縮し、ディスカッションやデータ分析などでより精度が高い予算策定を実現

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ー Loglass 経営管理の導入で、どのような成果が得られましたか。

小林様：Loglass 経営管理の導入後、月次資料の作成時間を半分近く短縮することができました。以前は月の締め日の翌日という多忙な日の午前中をまるまる費やして資料を作成していましたが、現在は1時間ほどで完了できています。Excelのマクロに頼らずにデータを集計し、資料が作成できるようになったことは、当初より課題に感じていた属人化の問題をクリアできているものと考えています。

データ分析の粒度についても、大きな変化がありました。基幹システムの実績照会画面では勘定科目ごとに数字が並んでいるだけですが、Loglass 経営管理を導入したことで数字をクリックするとその数字を複数の分析軸でドリルダウン分析することができるようになりました。弊社では、店舗・部署別、時間軸の切り口で数字をみることが多いですね。

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三輪様：店舗の店長クラスや経営層からの問い合わせに対して、迅速に回答できるようになったことも大きな変化ですね。たとえば「うちの店舗の〇〇月の設備の修繕費はなぜこんなに高額なのか」といった店長からの問い合わせに対して、以前であれば明細や管理会計上の処理を一つひとつ確認し、情報を取りまとめて返信していました。しかし現在では、Loglass 経営管理上で当該月の修繕費をクリックしてデータをダウンロードし、共有するだけと30分もあれば完了できるようになりました。

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ー Loglass 経営管理の導入で、業務にはどのような変化がありましたか。

三輪様：以前の基幹システムとExcelによる管理の場合、販売台数や車両販売スタッフ数などの非財務データは別々に管理していました。現在は、Loglass 経営管理上でまとめて管理できるようになり、これらの非財務データを含めた分析ができるようになっています。

また、販売した車両台数に対して、販売に貢献した車両販売スタッフやその他のスタッフの合計人数を役職ごとに集計し、可視化できるようになっています。一部は現在もExcel上で管理していますがLoglass 経営管理でも確認できるため、経営層から求められればすぐに回答することができます。たとえば「なぜ販売台数が減ったのか」という問いに対して以前はまずデータを洗い出すことから始まっていましたが、現在はLoglass 経営管理で非財務データについてもドリルダウン分析し、時期や店舗などのデータを一発で表示できるようになりました。これによってより正確に現状を把握し、迅速に経営判断を下せるようになっています。

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小林様：本社部門の収益や費用を各店舗へ配賦する処理が改善され、実績だけでなく予算策定段階でもシミュレーションが可能になったことは大きな変化です。建替や大規模なリニューアル工事といった設備投資を行った店舗について配賦後営業利益が投資計画上の水準に達しているかなどの検討がしやすくなりました。今までは本社部門の配賦もExcel上で計算しており、もし差額が出たりすると端数をなんとか調整しなければならず、大変でした。もちろん現在はそうした手間は発生していません。

また、予算策定業務ではより精度の高い納得感のある予算をチームでディスカッションしながら組み立てられるようになりました。今までは予算を集計することで手一杯でしたが、現在は余裕をもったスケジュールで進行できるようになり、たとえば前年の数字と見比べながら今回の予算は適正なのかとチーム内でディスカッションし、その結果を受けて予算を修正することもできるようになっています。

この予算の按分についてもLoglass 経営管理上で店舗別の金額をすぐに一覧表示できるようになり、数字の組み立てや月割りの按分などについて、店舗別により深く検討できるようになりました。店舗の予算は店舗スタッフの評価に影響してきますので、納得感のある予算の組み立ては大事なことです。Loglass 経営管理の導入によって予算編成がスムーズになり、とても助かっています。

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100年に一度の変革期にある自動車業界。生き残りのため、経営管理部が経営判断の高度化を支えたい

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ー 貴社全体と経理管理部、それぞれの今後の展望をお聞かせください。

大滝様：自動車業界は今、100年に一度の変革期にあり、それは自動車メーカーだけでなく販売会社も同じです。「電動化」「自動化」「コネクティッド」「シェアリング」といった技術革新、少子高齢化や労働力不足といった環境の変化によって、自動車販売店に求められる役割も変化していくと思います。

私たち自動車販売店は、この変化を乗り越えなければなりません。弊社が店舗の再編を進めているのも大変革の時代を乗り越えて生き残るためであり、そのためには数字をしっかり用いて正しい経営判断を下していくことが最も重要だと考えています。

自動車業界だけでなく、IT業界においても技術革新がもっと進んでいけば、Loglass 経営管理もバージョンアップしていくものと期待しています。使用する経理管理ツールが変われば、自ずと経営管理グループである私たちの仕事のあり方も変わってきます。今回の取り組みによって作業に充てていた時間を、考えたりディスカッションしたりといった時間に割り振ることができるようになりましたが、今後も同様の取り組みを継続していきたいですね。

また、経営判断の根拠となる数字の正確さも引き続き重要な要素ですので、業務効率化とクオリティの維持、向上は両立していきたいと思います。経営層や店舗など社内からの期待にスピード感を持って応え、経営管理部が経営判断の高度化を支えていくためにもLoglass 経営管理をもっと上手く使いこなしていきたいですね。