「Excel沼からの脱却」製造業特有の複数システムが存在。Loglassの導入で経営会議により正しい数字を届けられるように

製造業特有の複数の独立したシステムが存在。月初めの経営会議に精度の高い前月実績の数字を届けることが難しかった

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ー Loglass導入の背景と、当時の課題について教えてください。 

廣瀬様：経営企画部のメイン業務の１つは全社の予実管理で、弊社は2人の社員がExcelで担当していました。この負荷が非常に重く、本来であればより幅広い業務が担当にもかかわらず、手が回らない状態だったのです。今後もさらに外部環境が変化し続ける中、その変化に対応していかなければなりません。ですが、このままでは非常に困難だと思いました。

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柳澤様：Excelでの管理は本当に大変でした。製造業である弊社は販売や会計、工場の原価システムなどを導入しており、データがそれぞれ存在しています。海外を含む各地の工場の経費も含め、データを切り貼りしながら、手作業でExcelに統合していました。このような状況では、誰かが転記ミスや入力ミスを起こしても容易に分かりません。経営に報告するデータは本来、間違えてはいけない数字にもかかわらず、その正しさの検証が極めて困難でした。

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廣瀬様：それぞれのシステムから出てきたデータを、各部門の担当者が修正・加工をして経営企画部に送付しています。データ統合の時間が必要なのはもちろん、「その担当者が休んだら」という恐怖もありますよね。

また、私達も人間ですから、手入力を続けていたらどこかで必ずミスが発生すると思います。ただでさえ期日に間に合わせようとものすごいスピードで作業をしているので、誤った数字や関数を入れてしまうかもしれない。それが大きい数字なら、気づくかもしれませんが、普通は見つけられません。

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柳澤様：急いでいるのにデータ容量が多くてExcelがフリーズすることもあったので、パソコンを再起動するなど……。データの作成にはずっと苦労しており、プレッシャーとの戦いでした。

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廣瀬様：経営会議で前月の実績を報告します。しかし、「前月分の実績速報」と言いながらも、販管費などは予算値を入力していました。当然ながら最終的に締めた営業利益とは差異が生じます。このような状態は最終利益までの踏み込んだ議論が困難でした。売上高が上がっていたり、粗利高ベースで黒字が出ていたりすると一見儲かっているように見えますが、販管費まで加味すると赤字かもしれませんよね。これが把握できていない状況はよくないとずっと考えていました。

そのような状況のなか、新しく経営企画に加わった社員が新鮮な目で「どの数字をどのシステムから引っ張ってきて、どういうロジックで必要な値を出すか、明確にする必要がある。それをたった2人の人間がExcelで作業しているのは、リスクが高い」と提言してくれたんです。すぐにそれを解決できるシステムを調べてくれて、その過程でLoglassのことを知りました。他社の製品とも比較し、これなら作業負担も減るし、データの正確性も増すだろうと考えました。

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カスタマーサクセスの手厚いサポートのおかげで、予算作成や見込み収集のフローを整理することができた

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ーどのような観点でシステムを比較されましたか。

柳澤様：１番はサポート面ですね。システムの比較はさまざまな観点から行いましたが、導入の最後まで伴走してくださることが決め手となりました。我々も日々の業務で忙殺されていますから、新システムの導入をすべて自社でやりきろうとするとマンパワーが追い付きません。ですが、Loglassはシステムの導入をカスタマーサクセスが手厚くサポートしてくださります。あとは、新機能の開発を進めてくださっていることへの期待もありました。

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廣瀬様：システム導入のプロジェクトを進める際は「5W1H」の枠をきちんと作ることが大切です。「あれもこれも」とあったらいいなと思う機能を追加していくと、結局納期が延びたり費用がかさんだりして、途中で頓挫してしまう危険性があります。今回の導入プロジェクトの目的は「経営の議論で使えるより正確な数字を月初めに出すこと」でした。経営管理に特化しているLoglassはまさにベストマッチ。他社システムにはさまざまな機能がついているのですが、プロジェクトの目的からはみ出した機能を追加してしまうと扱いが難しくなります。その点、Loglassには我々が実現したい目的に対して、まったく無駄がありませんでした。

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ーLoglassを導入する際に良かったこと・苦労したことがあれば教えてください。

廣瀬様：やはり、さまざまな業務プロセスを統合したり、見直したりしなくてはいけないので、導入のプロセス自体は簡単なものではありませんでした。ですが、こちらが質問や相談を投げかけてもカスタマーサクセスの方は一切嫌な顔をせず対応してくださいました。杓子定規の対応ではなく、一緒により良いプロセスを目指して伴走してくださった。皆様に助けていただいて、非常にありがたかったですね。

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柳澤様：システム導入にあたって今までのプロセスを洗い出してみたら、もう見るのも嫌になるくらい細かいフローができあがって……。どのシステムからどのデータを引っ張ってくるのか、なぜデータがこのような流れになっているのかを現場の担当者に聞いてみても「前任から引き継いでいるだけなので、なぜそうなっているかまではわかりません」と言われることが多く、今回の導入プロジェクトを機に業務フローの見直しもできて良かったです。おかげで予算策定や予実管理の業務フローが明確になりましたし、より効率化できた部分もありました。

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ーカスタマーサクセスの対応はいかがでしたか？

柳澤様：大変良かったです。他社の担当の方はどちらかというとシステムベンダーとして接していただくことが多く、なぜこのようにしたいのか、私たちが実現したいことを理解いただけないこともありました。しかし、ログラスのカスタマーサクセスは経営企画出身の方も多く、私たちの悩みをしっかり理解して、弊社の経営企画の一員であるかのように対応いただきました。弊社はデータの持ち方も導入しているシステムの構成も複雑だったと思いますが、こちらが言語化できていない課題も拾い上げていただき、いつも丁寧に対応いただけたので、大変ありがたかったです。導入のご提案をいただいた段階で、営業の方と作成した予算作成の業務フロー図は、今も予算スケジュールを組むときの抜け漏れ確認のために使っています。

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「 Loglassは経営陣と現場を繋ぐシステム。」経営会議に“精度の高い数字” を持って行けるように

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ー Loglass導入後の効果はいかがでしょうか。

廣瀬様：今までは月初めに得られる前月実績に限界があり、一部予算を仮で反映して経営会議資料を作成していました。よって営業部門と私達で報告の数字に差異が出ることもありました。今では経営会議が行われる2営業日前までに95%ほどの精度のデータを作れるようになり、精度の高い資料を提示できるようになりました。これは非常に価値あることですよね。今までは来年度の予算を組む際も「前年度にどの商品がどれだけ売れたか」という実績を確認するには多大な時間を要していました。売上高が何で構成されているのか、データとしてタイムリーに見られるようになったのはうれしいですね。

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柳澤様：今後はLoglassに投入されたデータを活かして、予算を作成する際に単に「前年対比5%アップ」とするのではなく、どの部門のどの製品の売上をどれくらい伸ばせるのかまで検討していきたいですよね。

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廣瀬様：根拠を持った予算を作ることをずっとやりたいと思ってきました。本来、経営企画にはExcelを集計する「以外」のミッションも多くあります。でも、実際は少人数なこともあって予算を作ったり、各部門との調整をしたりといった業務に忙殺されてしまうことが珍しくありません。その中で、Loglassは経営陣と部門とをうまく繋いでくれるツールだと思います。経営陣と現場が同じデータを確認できると足並みが揃い、業務がスムーズに回ります。そのために経営企画はもちろん、現場の部門長にもLoglassを使ってデータを見てもらえるよう推進していきたいですね。 

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柳澤様： LoglassはUI・UXも優れているので、導入して使いこなすのも簡単でした。 Excelでの膨大な資料管理から救ってくれたLoglassは私の救世主です。本当に感謝しています。

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ー どのような企業にLoglassをおすすめできますか？

廣瀬様：やはり業歴が長くて、Excelで予実管理をしているところ。あるいは組織が急拡大していて、今以上の事業成長を目指している企業におすすめだと思います。我々は50年以上の業歴があり、その分事業の範囲も広い。そうした企業が予実管理をExcelで続けていると、すぐに限界が来てしまうと思います。現在、予実管理を一生懸命、Excelで歯を食いしばってやっている……そのような方々にはぜひ導入していただきたいです。

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柳澤様：組織変更が多い企業にもおすすめですね。部署が増える、というのはExcelで1行足すだけでは？と思われがちですが、実際に予実を集計している裏側では、行が1行ずれるだけで関数をすべて設定し直す必要があったり、貼っているリンクがすべて崩れてしまったりします。ちょっとした部署の改変・組織改変だとしても、Excelでの変更対応は非常に煩雑です。その点でもLoglassはワンクリックで組織マスタの管理ができるので、非常におすすめです。

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