「数字を集めるだけで精一杯」からの脱却。ファイナンス部だけでなく、事業部門も使いやすいシステムで作業工数が10分の1に

数字を見られるのは入力の「翌日」。分析どころか、データを集めるだけで精一杯だった。

ー Loglass導入の背景と、当時の課題について教えてください。  

当社は元々、他社の管理会計システムを使っていました。システムで定めたExcelのフォーマットに数値を入力してインポートするようなシステムだったので、各部門にExcelシートを配って実績を集め、1つのファイルに統合してインポートをする。そんな運用をしていました。

しかし、事業部門から集めてくるファイル数はすべての店舗分を含めると40〜50個にものぼります。これを手作業で統合していくのはとても大変でした。その上、システム上でデータを確認できるのはインポートをした翌日。インポートしたデータが即時反映されるわけではなかったので「明日データを確認するためには、今日中にインポートしなければ」と、締め切りに追われる毎日でした。部門によっては決められた期日までに集計が間に合わないこともあり、その都度対応に追われていましたね。

とにかくデータを集めて予算や実績データを作るだけで精一杯で前年との比較や予算の精度検証、差異分析……などに注力することができずにいました。システム搭載のレポートツールを見てはいたのですが、そちらが2023年の9月に使えなくなくなるということで 、取り急ぎBIツールに移行しました。そうはいっても管理会計専門のシステムではなかったので詳細な分析はしにくかったです。部門別など私たちが見たい粒度でデータを確認することができず、BIツールに移行してからはより「分析に集中できない」といった課題が深くなっていました。これが予実管理システムの導入を検討した背景です。この状況を打破するべくネット検索をしてところ、Loglassを見つけ、比較検討のうえ導入しました。

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現場でも使えて、メンテナンスのしやすいシステムが欲しかった。

ーどのような観点でシステムを比較されましたか。

予算内で導入できることは前提としつつ、経営陣や事業部門などさまざまな立場の方が使うことを想定していたので、誰にとっても使いやすい、ユーザビリティの高さは必須条件でした。

また年度によって組織や使用する勘定科目が変わることがあるので、そういったマスタのメンテナンスのしやすさも重要でした。そういった変更に合わせて使わなくなった科目マスタを整理する、組織マスタを編集するといった作業は、一見簡単なようで大変なんですよね。

あとはステークホルダーへの報告。当社は伊藤忠商事とUnder Armourという２つの株主があり、それぞれに報告書の提出が毎月必要でした。これが結構負担だったので、レポート作成を簡単にできるシステムを期待していました。Loglassはこの点で特に優れていると思います。

 あとは導入のしやすさも。当社にはデジタル部門という全社のシステム導入を管轄する部署もありますが、今回の導入プロジェクトは即応性の観点から私たちファイナンス部のメンバーが主導することになっていたので、システムに関する専門知識が必要だったり、要件定義が膨大だったりするシステムは避けたいと思っていました。

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 ーLoglassを導入する際に苦労したことがあれば教えてください

導入の手順で一番大変だったのはマスタ設定ですね。ただでさえ当社は勘定科目の数が膨大ですし「昔は使っていたものの、今は使っていない」といった勘定科目や組織もあったので、それをLoglass上でどう表現するかを考えたりコードの付け方を工夫したりすることに一番苦労しました。とはいえ、他の業務と並行しながら進めることができたので、大きな負担はなかったかなと思います。

「本当にうまく運用できるかな」という不安はありましたが問題なく使えているので、結果的には良かったです。

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 ーLoglassを導入してみて、良かった点はありましたか。

経営陣や事業部門など現場への展開がとてもスムーズでした。普通は新しいシステムが導入されると慣れるまでに時間がかかりますが、皆抵抗なくLoglassを使えています。最初のうちは質問がいろいろきてその対応に追われると思っていたのですが、あまり来ていません。システムが直感的で使いやすいからだと思うのですが、事業部門への展開は想像以上にスムーズでした。事業部門だけでなく、経営陣もかなりの頻度で使っています。

またほかのSaaSシステムを使った経験から「皆が一斉にログインすると重くなるのでは」と懸念していたのですが、Loglassの場合そんなことはなく、安定したパフォーマンスを発揮しています。実績をインポートするときはデータ量が多いこともあり、少し重いときもありますが、基本的には処理がとても速いので驚きました。

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ーご提案した営業や、導入後のカスタマーサクセスの対応はいかがでしたか？ 

営業の方はとにかく早いレスポンスが印象的で、困るとすぐに相談することができました。職種を問わず、そもそもログラスの方からは経営企画部を良くしよう、経営判断に使えるシステムを作ろう、といった想いをひしひしと感じています。

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作業工数が10分の1に減少、でもそれだけじゃない。

ー Loglass導入後の効果はいかがでしょうか。

以前は各部門が予算を作成し、それを全社分取りまとめて報告資料を作るまで1週間ほどの時間を要していました。急ぎの場合は店舗別のデータまではあきらめざるを得ず、部署別のデータのみを経営会議で報告していたこともありました。

それが今では、店舗の予実まで含めたレポート作成が“半日”で完成しています。当社には子会社もあるため管理連結の数値把握にも苦労していたのですが、Loglassが導入された今、単体と連結をワンクリックで切り替えることができます。もちろん経営会議用に本格的な資料を作るのであれば1〜2日かかりますが、部内報告用であれば瞬時に作れるようになりましたね。

作業工数が減った分の時間はデータ分析や改善施策の立案など、より本質的な業務に割けています。予算と実績の差異が誰の目にも明らかになりましたし、1人では気づかないような課題や改善すべきポイントも、Loglassによって複数人で見ることによって誰かが気づける。そんな環境が整ったと感じています。そうはいってもまだ時間を有意義に使いきれていない感覚があるので、そこが現時点の課題ですね。これからも活用方法を模索していきたいです。

また、Loglass導入後は各部門から集まってくる実績の精度も高くなりました。以前はファイナンス部と事業部門で別々のExcelファイルを使用していたため、数値が異なっていることがありました。経営会議の場で「事業部門から上がってきている数字と違う」といった指摘が出て、その確認だけで5分も10分も消費してしまったり。不毛な時間ですよね。ですが今はLoglassという同一プラットフォームを使用しているおかげで、そのような問題が一切なくなりました。中身のある議論ができるようになり、会議の質が大きく向上したと感じています。

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ーどのような企業にLoglassをおすすめできますか？

部門数が多い企業にはぜひおすすめしたいです。やはり部門数が10を超えてくると予算や実績をExcelで管理するのは大変ですよね。予算・見込みの更新を表計算ソフトで月次で行うのは難しいのではないかとも思います。

もし他社にLoglassを紹介するとしたら「自動で予算策定や予実管理ができるツールです」と紹介します。そのくらい月々の集計業務が簡略化し精度も上がったので、戦略や議論など、重要な業務に注力できるようになりました。