精緻化・効率化を実現し、自社の経営管理が進化。「データ」をもとに投資判断ができるように

取り込むファイル数は１４０枚以上。「Excelに戻るわけにはいかない」と管理会計システムの刷新を決意

ー 経営企画部における皆様の役割について教えてください。  

阿部様：私は経営企画部で収支計画などの経営管理、および親会社とのコミュニケーションをとる役割を担っています。

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秋元様：新卒入社時から経営企画部に所属しています。現在は阿部の補佐をしており、当時は管理会計システムの選定やLoglassの導入を主導していました。

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ー Loglass導入を検討した当時、どのような課題があったのでしょうか。    

阿部様：Loglassを導入するまでは別の管理会計システムを使って予実管理をしていました。ただ、仕様上財務部門のコードごとにExcelファイルを分けて入力する仕様であったため、各部に対して複数の入力用ファイルを渡すしかありませんでした。入力してもらったファイルをいざ取り込もうと思っても、 取り込みにすごく時間がかかるんですよね。1ファイルにつき約1分、それが１４０ファイル以上。単純な「作業」に何時間もかけている状態でした。

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秋元様：たしかに「半日はかかる」と想定したうえで仕事していましたね。 前任者から引き継いだときにその単純な「作業」をやり続けるということに絶望したことを覚えています。

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阿部様：読み込み途中に間違った箇所を見つけて修正したら、もう一度最初から取り込み……。昔、Excelを使って手作業で集計していた時期もあったのですが、正直そちらのほうが早かった。業務を効率化したいと考えて導入したシステムで逆に工数が増えてしまったので、この失敗を基に要件をしっかり固めた上で、新たなシステムを導入することになりました。

「多段階配賦」かつ「部署別」での管理会計を実現した上で、現場の負荷も減らしたかった

ー どのような観点でシステムを比較されましたか。決め手があれば教えてください。

秋元様：まずは正確な収支計画を作れること。そして管理工数が少ないシステムを探していました。社内からは「Excelに戻せばいいのでは」という意見もあったのですが、アナログな管理をしてしまうと業務が俗人化する懸念もある。やはり、何らかのシステムを導入し直したほうが良いと考えていました。

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阿部様：財務経験のある人ならまだしも、秋元のような新卒で配属されたばかりの人間に、属人化したフローで作られたExcelシートを見せて「ロジックを考えろ」なんて言うのは酷ですよね。各部の負担も減らしたかったので、皆が使いやすいシステムであることも重視ポイントでした。

こうした判断軸で最終的にLoglassを選んだわけですが、一番の決め手は「配賦のしやすさ」です。配賦機能は他社システムにもありますが、汎用性の高い多段階配賦ができるのはLoglassだけだったと思います。様々な収入・費用科目は各館ごとのショップ売上で按分することもあれば、親会社や札幌市などが関わるものは建物面積で配賦割合を決めることもありますし、加えて毎年組織変更があるので、複雑な配賦に対応できるLoglassには心を打たれましたね。

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秋元様：私は実際に現場で予実管理を担当していたので、「部署別」で管理会計ができるというのは魅力的でした。財務会計の仕組みに合わせて科目別で作ってもらっていた数字を、部署単位で作成して管理できるのはもちろん、予算も実績も部署単位ですぐ見られる点が他製品と違っていいなと思っていました。‍

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ー Loglassを導入する際に苦労したことがあれば教えてください。

阿部様：上層部に納得してもらい、Loglass導入の決裁を得るまでは少し骨が折れました。というのもかつてExcelで管理できていたのもあり、システムを入れるメリットを説明してもなかなか腹落ちしてもらえなかったんです。でも工数削減効果や属人化防止になること、収支データの幅広い利活用の可能性などを説明し、「長い目で見ると必ずプラスになる」と伝え続けました。

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秋元様：「Excelの方が自由が利く」といった意見もありました。ですが、部内の全員がExcelのベテランというわけではありませんし、私にもあの膨大なデータをExcelで管理できる自信はなかったので……。大変でしたが、承認をもらえてよかったです。

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秋元様：その後のシステム導入時に苦労したことはないのですが、部門別収支や配賦の実現については、カスタマーサクセスの方に「本当にこの形でできるんですよね？」と何度も確認しました。すると「できます」とおっしゃるのですが……正直半信半疑でした。

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阿部様：比較をした他社に同様のことを訊いたときは、はっきり「できない」と言われたんですよ。Loglassはできると言うけれど、蓋開けて「できない」だと、システムを入れ替えたのにまたどうしていくか考えなければならず困りますから。かなり細かくすり合わせいただいて、最終的には当社の要望どおりに構築ができたので、びっくりしています。  

経営会議の数字報告だけでなく、投資判断の基盤データとしてLoglassを活用。これからも活用範囲を広げていきたい 

ー Loglassを導入して効果を感じている点を教えてください。

阿部様：導入の決め手になった「配賦」はやはり大きいですね。例えば、当社の建物を管理する費用科目の中に、当社以外にも札幌市や親会社などの費用が混ざっている科目があるのですが、これまでは厳密な「配賦管理」ができていませんでした。Loglassを導入するタイミングで全て見直して適切な按分方式で費用を分配することができるようになりました。

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秋元様：シンプルに、作業時間が減りました。いままでは年次の収支計画を作ろうにもやり直しが多く、1週間はかかっていたんです。でもLoglassならミスのチェックを含めても2日あれば余裕で終わります。

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阿部様：収支計画を作る期間は「残業ありき」で予定を立てていたのに、残業がなくなっただけでなく、他の業務や当社の経営企画のあり方に目を向けられる余裕ができました。

また、Loglassを使って経営会議で部門別レポートを提出できるようになりました。いままでは経営会議で部門別の収支計画や実績を開示しておらず、議論もそこで留まっていました。データを見せながら深い議論ができるようになったのは、Loglass導入したからこそです。これは当社の経営管理の大きな進歩ですね。 ‍

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ー今後、Loglassを使ってどのようなことをしていきたいですか？  

阿部様：Loglassの機能追加で、Excelで管理していた未収金・未払金などのBS科目の管理が実現できることがわかったのでその運用を始めようと思っています。

何よりも札幌駅周辺は再開発が進んでおり、今後投資判断をする機会がたくさん控えています。こうした重大な局面においても、Loglassに蓄積したデータをもとに、今後どう数字を積み上げていくべきかというシミュレーションを行えるようになり、本当に助かっています。

また、これまで管理してきた財務データだけでなく、ショップ別の来店客数や単価などの非財務データも分析して経営方針に反映させられたら、もっと面白いことができそうですよね。

AI分析機能も経営層からの期待が高いので、今後活用したいと思っています。ログラスはユーザーニーズを汲みながら新しい機能をどんどん開発してくださるので、カスタマーサクセスの方とも相談しながら当社の管理会計の「あるべき姿」を目指していくのがこれからも楽しみです。