ショールームやディスプレイ展示など、リアルな体験を通したマーケティングソリューションを提供する株式会社博展様。近年は国内外の支援とともにサスティナビリティにも力を入れており、さらなる成長を目指しています。同社は複数の部門を携えながら、Excelを使った予実管理を行っていました。しかしデータの更新による工数負担が大きく、時々に合った精緻な見込を立てられないという課題をお持ちでした。そこで導入いただいたのが、経営管理システムLoglassです。経営管理システムの決め手やプロセス、Loglassを導入したことで現場に起こった変化について、コーポレート本部 財務経理部長の鈴木様、同部の上山様にお話を伺いました。
コーポレート本部 財務経理部長 鈴木裕太様
コーポレート本部 財務経理部 上山凌平様
・Excel管理では経営課題が見えなかった。
・販売管理システムなど、さまざまなシステムのデータを活用していたが、データ量が多く作業負担が大きかった。
・Loglassを活用することで、財務会計と管理会計、両方の観点で分析が可能になった。
・見たいデータがすぐそこにあることで、現場の売上や利益に対する意識が変わった。
鈴木様：弊社の管理会計は販売管理システムなどさまざまなシステムのデータを活用しており、財務経理部がそれらのデータを各部門から集めてExcelファイルに統合していました。しかし、データ量が膨大なので作業をしていくうちにファイルが重くなってしまい、Excelが動かなくなってしまうこともよくありました。また、提出の期限に間に合わなかった部門から、後からデータをもらって再投入していたのですが、「Excelファイルのどこの数字を更新したらいいのか」「最新版のファイルはどれで、過去のものはどれか」などがわからなくなってしまいがちで、大きな手間と負担を感じていました。
さらに、ちょうど2年ほど前に組織の再編成があり、各部門の管理体制にも変化がありました。部門の責任者が売上ではなく利益に責任を負うことになり、部門長も「売上だけではなく、部門損益までしっかりと見なくては」という機運が高まっていました。しかし、当時のExcelの運用では、各部署の損益までは見えず、どこに課題があるのか、今後どうすればいいのかがすぐにわかる状態ではありませんでした。
鈴木様：価格面やUI/UX、また「分析する際にどのような軸で分析できるか」という観点で探しました。Loglassを実際に導入している会社と弊社の規模感が近いかどうかも確認したかったので、同じく導入を検討していた他社の話を聞いたり、導入事例を閲覧したりしました。
あと、ログラスにはさまざまな会社から優秀な方々が集まっているという印象を受けました。有名企業で活躍してきた方や経営企画の出身者がログラスに入社するということは、やはり相応の魅力があるのだと思います。導入後のアップデート等を見据えたときも、若い方が集まる会社の方がフレキシブルに対応してくださると思いました。
鈴木様：やはりUI/UXのよさと、分析機能の豊富さですかね。例えば人事の予実を分析するケースで説明すると、人事では新卒採用にかける予算の大枠が決まっていますが、その内訳は自社で開催するセミナーの会場費や運営費、共催イベントへの出展料や、採用サイトの掲載料など多岐にわたります。勘定科目単位で見ているだけでは「この費用はどのような案件で使ったものなのか」が分かりません。なので、勘定科目単位ではなく、プロジェクトごとに分けてコスト管理もできる、そのようなシステムが欲しいと思いました。
とはいえ、このような管理方法に寄せてしまうと、財務会計の数字を見るのが大変になってしまいます。財務会計では勘定科目ごとに数字を確認していきますが、この切り口を無くしたくはありませんでした。財務会計上の項目も保ちながら、プロジェクト別に管理会計もできる。そのような観点でシステムを探したとき、Loglassなら財務会計の数字も管理会計の数字も両方管理できると思いました。そこで、正式に導入を決定する運びとなりました。
鈴木様：導入の初期は勘定科目を整理するのは大変だった気がします。また、使い方を社内にレクチャーしていくのは少し時間がかかりました。とはいえ実際に現場の部門長にもシステムに触れてもらうことで理解が深まりますし、徐々に浸透してきたと思います。
上山様：カスタマーサクセスの方の対応は非常に良かったです。とにかくレスポンスが早い。困った時にすぐ聞けてすぐ返信があるので業務に滞りがないですし、安心してやり取りができました。また担当者の方々が経営企画や事業企画のご出身なので、こちらが専門的な話をしてもしっかり理解してご回答・ご提案いただけます。コミュニケーションが取りやすく、非常に助かりました。
鈴木様：マスタを更新すれば全てのPLレポートへ反映されるので、業務が非常に楽になりました。全てのファイルを探して、手入力で修正する必要がないですし、Excelのようにデータが重くなって動かなくなることもありません。誤ったデータを入力してもすぐ修正できるのも助かっています。
上山様：部署の担当者から見込を収集する際も、一括更新機能を使えばすぐにデータを入れられますし、予算や実績の更新もすぐにできます。弊社は複数のシステムからインポートデータを収集するので、Loglass導入当初はインポートデータを準備するだけで２時間ほどかかることもありましたが、現在は準備する工数を削減し、5分～10分ほどで終えられるようになりました。元々Excelで行っていた時は実績データを更新するのに下手すると丸１日の時間を要していたので、非常に効率化に繋がっています。
鈴木様：現場の部門長に見込データの再入力をお願いしてから完了報告が来るまでの時間が短くなりましたね。今まではデータを再入力しようにも、作業負荷の大きさから現場が二の足を踏んでいるような雰囲気がありました。しかし、今なら簡単にデータを更新できるので現場の工数負担も減ってすぐに入力する部門長が増えています。
上山様：切り口を変えて分析したいときも、以前はExcelデータの加工を手作業で行っていました。これにはどうしても時間がかかっていたのですが、今ではLoglassでほぼ自動化できていますし、計算間違いもありません。おかげで業務がかなりスリムになったと感じています。
鈴木様：これまでは、売上はわかっても結局利益ベースでどのくらいで着地するのかが、締まってみないと分からないような状態でした。しかし、今では各部門長から来る最新の情報や実績の速報値をLoglassに投入できるようになったので見込の更新頻度があがり、毎月精緻な数字を報告できるようになりました。
以前は粗利以下の部門の一般経費や配賦される共通費も含んだ利益まで見る意識がそこまで高くなかったんです。 でも、今はLoglassを見ればそこにデータがある。数字の中身を自分で見に行ける。このような状況が現場の売上や利益に対する意識をガラッと変えました。逆にデータの入力をこちらに急かされることもあるくらいです。
上山様：期末になると「このデータだけでもいいので、最新の数値を反映できませんか？」と、かなり頻繁に連絡がくることもあります。こちらも「月次決算で忙しいから待って」となるのですが(笑)このようなコミュニケーションを取れるのって、健全ですし、非常に良い傾向ですよね。
鈴木様：元々数字のリテラシーが高かった社員は分析に関する意見や、全社的な利益を考えたうえでの意見を出してくるようになり、より高度な議論ができるようになりました。
鈴木様：正直に言うと、管理する事業単位が3つ以上ありながら予実管理をExcelで頑張っている企業は、その運用をもうやめた方がいいのではないか……と思います。今考えれば、弊社もよくやっていたなと思うくらいです。利益が財務会計だけで分かるならまだいいのですが、真剣に管理会計をやりたいのであればシステムを使った方がいい。部門ごとに利益単位まで月次でしっかり管理したい会社は、Loglassを使った方がやりやすいと思います。
上山様：私も同感です。カスタマーサクセスの方も本当に頼りになりますし、他社の事例や改善案をご教示いただけるのも非常に大きなメリットだと思います。現在、配賦や社内取引などもすべてExcelでやっているのであれば、早めにシステムを導入するべきだ、そこは声を大きくして言いたいです。
