日々の業務をより効率的に進めたいとき、案件管理ツール（プロジェクト管理ツール）を導入するという手段があります。ではどうやって案件管理ツールを選んだらよいのでしょうか。この記事では、案件管理ツールとは何か、その選び方や導入時のポイントについて解説します。
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案件管理ツール（プロジェクト管理ツール）とは、個々のタスクや課題から大規模なプロジェクトまで、さまざまな作業を計画、追跡、管理するためのソフトウェアツールやシステムのことです。プロジェクトの計画、実行、監視、制御の各フェーズで役立ちます。
案件管理ツールには、主に次のような機能が備わっています。ツールによって用意されている機能が少し異なるため、比較検討する必要はあるでしょう。
案件管理ツールを利用するメリットは何でしょうか。主に3つ挙げられます。
案件管理ツールは、タスクやプロジェクトの進捗状況、担当者の負担、期限など、重要な情報を一元管理できるため、効率的な作業を実現できる点がメリットです。タスクの割り当てや進捗の追跡が容易になり、全体のスケジュールやリソースの最適化も可能になるでしょう。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、目標の達成が近づきます。
案件管理ツールは、複数のメンバーが短時間で共同作業できる環境を提供します。チームメンバーはプロジェクトの進捗状況やタスクの詳細をいつでも共有できるので、これまで以上に連携を強化できます。コメントやフィードバックを解決する速度も上がるでしょう。また、情報共有や意思決定も迅速化できるので、その結果チーム全体の連携が強化され、コミュニケーションの質も高まることが期待できます。
案件管理ツールは、プロジェクトの進捗状況や成果物の状態をいつでも確認できます。どのツールも、グラフやダッシュボードを使って、プロジェクトの状況や目標の達成度を一目で把握できるほか、多くのツールで自動的にレポートを生成する機能を備えています。これまで以上に、プロジェクトのパフォーマンスや課題を定量的に把握でき、プロジェクトの進行状況を関係者に効果的に伝えることができるでしょう。
案件管理ツールにはデメリットもあります。主に以下の3つを理解しておくとよいでしょう。
新しい案件管理ツールを導入する際には、導入コストと学習コストがかかります。 もし導入に大きな時間やリソースを割かなかったとしても、既存のプロセスやワークフローの変更が必要になる場合や、従業員が新しいツールの学習に時間を費やす必要はあるでしょう。特に、複数の機能を持つ高機能なツールを導入する場合は、学習の難易度が上がる可能性があります。
すべての案件管理ツールが、組織やプロジェクトのニーズに完全にマッチするわけではないため、ツールの適合性を評価する必要があります。案件管理ツールの機能や機能制限が、プロジェクト進行や業界内の慣習などにそぐわない場合もあるでしょう。案件管理ツールにカスタマイズ性や拡張性があまりないときは、業務をツールに合わせていく必要もあります。
案件管理ツールの中には、高度な機能や複雑な構成を持っているシステムがあります。使いこなせば非常に便利ではありますが、プロジェクトの規模や性質によっては、これらの高度な機能が不要な場合もあります。ツールのオーバーエンジニアリングは、不必要な導入コストや学習コスト、従業員の使用負担を増やす可能性があるため、ツールを選ぶ際には、必要な機能とのバランスを考慮するとよいでしょう。
案件管理ツールを導入する際は、以下のような流れで進行します。
まずは組織やチームのニーズを洗い出し、案件管理ツールを導入する目標を明確にします。例えば、業務効率化や社内連携の促進、プロジェクトの継続化などのニーズが挙げられます。そして、そのニーズが目標を達成するためにどのような機能や機能が必要か、どうしたら振り返りがしやすいかも考えるとよいでしょう。
ツール導入のニーズと目標が明確になったら、利用可能な案件管理ツールを調査、比較します。主要な機能やカスタマイズ性、ユーザビリティ、セキュリティ、コストなどの要素を考慮して、最適なツールを選択するとよいでしょう。ベンダーに相談し、デモやトライアルを利用して実際の使用感を確認することも重要です。
案件管理ツールを導入する前に、その導入計画を立てます。これには、スケジュール、予算、リソース、トレーニングやサポートの準備などが含まれます。また、ツールのカスタマイズや既存システムとの統合なども検討する必要があります。
選択したツールを実際に導入し、使用するために必要な設定を行います。これには、アカウントの作成、プロジェクトやタスクの設定、ユーザーのアクセス権の設定などが含まれます。既存システムとの統合やデータ移行もこの段階で行いましょう。
案件管理ツールが従業員にしっかりと利用されるよう、会社全体やチームごとにトレーニングや研修を行います。ツールの基本的な操作やベストプラクティス、注意点などを共有し、従業員がツールを効果的に活用できるようにサポートします。
案件管理ツールの導入後は、定期的にモニタリングと評価を行い、効果や問題点を把握します。そのツールだけで解決できないことが多く発生したときは、他のツールに切り替える、業務管理ツールや経営管理ツールなど他のシステムの導入などを検討する必要があります。
さまざまな案件管理ツールの中から選択するとき、主に以下3つの観点から選ぶのがおすすめです。導入したツールが目的や要件に対して最も効果的に機能し、チームの生産性と効率を向上させることができるでしょう。
案件管理ツールは、そのツールごとに少しずつ強みが異なります。例えば、さまざまな機能が網羅的に搭載されているツールもあれば、タスク管理に強いツール、エンジニアのスクラム開発専用のツールなど、特定の人や用途に対するニーズに応えているツールもあります。タスク管理、スケジューリング、チーム内連携、報告書の生成機能など、具体的な要件に合わせて適切な機能を持つツールを選ぶとよいでしょう。
案件管理ツールを利用する際、従業員が無理なく使えるかどうかは非常に重要なポイントです。直感的に使いやすいインターフェースを持つツールは、社内への導入や従業員へのトレーニングにおける時間や労力を節約できるでしょう。導入前にデモやトライアルを利用してツールの操作を行い、ユーザビリティを評価することもおすすめです。また、案件管理ツールがモバイル対応しているかどうかも確認しましょう。
その案件管理ツールがカスタマイズ可能で拡張性があるかも考慮すべきポイントです。カスタムフィールドやワークフローの設定、タスクやプロジェクトのカスタムビュー、レポートやダッシュボードのカスタマイズなど、自分のニーズに合わせてツールを柔軟に調整できるかどうかを確認しておくとよいでしょう。また、そのツールが他のシステムやアプリケーションと連携や統合ができるかも重要な要素です。
案件管理ツールは、個別タスク、課題から大規模なプロジェクトまで、さまざまな作業を計画、追跡、管理できるシステムです。自社に合った案件管理ツールを選び、業務効率化を図ってはいかがでしょうか。
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